如何编辑技术文档，了解其在知识管理中的重要性

技术写作在知识管理中的重要性

关于公司产品和流程的分离的事实对于想要了解这些主题的人来说并不太有帮助。无论你的目标是为员工创建更好的文档，还是改善用户导向指南的状态，你都必须知道如何撰写信息丰富的文档，以及如何组织它们以提供上下文。

 

这正是技术写作与知识管理交汇的地方。如果你想要获得既信息丰富又易于导航和访问的文档，那么你需要这两门学科。下面，我们将探讨如何融入技术写作来改善你组织内部信息和知识管理方式。

 

 

什么是技术写作

技术写作有时也被定义为“简化复杂事物”，它是一门涉及传达完成任务或目标所需信息的学科。

 

如果你觉得这听起来像是一个宽泛的解释，那么你是对的——技术写作确实涵盖了许多文档类型和类别，正如《工程师技术写作指南》中的这个概述所示。

 

所有技术写作作品都有一个共同点：技术写作总是需要研究。事实上，许多技术作家声称研究占写作过程中最大的一部分。

 

 

对所有作家来说，了解主题是必备特质，但在技术写作中这一点尤为重要，因为这门学科具有实用性目的。为了帮助读者完成任务，你必须了解他们试图解决的问题、问题的原因、可能的解决方案以及执行解决方案所需的步骤的所有细节。

 

无论问题多么复杂，技术作家都会以目标受众能够理解且易于接近的方式呈现信息。

 

 

什么是知识管理

孤立的文档集合在促进知识传递方面作用不大。如果你希望员工或客户能够在需要时访问信息，你就必须致力于知识管理。

虽然知识管理（KM）涉及与收集或组织信息相关的广泛活动，但根据Quora上的一位KM专业人士的说法，它可以概括为“知道你或你的组织知道什么”。

 

如果你想知道为什么组织公司内部的知识很重要，你应该问问自己，如果员工工作所需的信息没有得到妥善记录，会发生什么。

很可能，混乱将会发生。

 

即使你的团队足够有组织性，能够避免混乱的发生，员工也不得不花费更多时间搜索信息，从而导致生产力进一步下降。不幸的是，麦肯锡的一份报告显示，员工已经花费了相当可观的时间来追踪信息：工作周中有19%的时间用于信息搜寻。

 

 

这几乎就像雇佣了五个人，但其中四个人在工作，而第五个人却在寻找答案，没有贡献任何价值。因此，如果你想最小化停机时间，你需要确保员工所需的所有信息都能即时可用，而知识管理可以帮助你实现这一点。

 

KM不仅仅是编译一份工作时要使用的最佳实践清单。KM过程首先要求你评估当前的知识状态，识别知识差距，创建新文档来填补这些差距，并组织信息以便读者可以轻松发现和利用它。

有了KM系统，你的员工将能够在需要时立即找到必要的信息，甚至与其他团队成员或部门分享知识。然而，只有有限群体能理解的神秘文档可能对管理者或新入职员工没有帮助，这就是为什么你应该在记录知识时力求标准化。

 

而这就是技术写作发挥作用的地方——你只能通过结构清晰、表述明确且撰写良好的文档来支持知识共享。

 

技术文档在知识管理中的重要性

由于技术文档写作和知识管理都与组织和共享信息有关，因此它们能够很好地相互作用并不奇怪。如果你想让你的知识管理策略尽可能有效，最好应用标准的技术写作原则（如尽量减少术语的使用或保持文档的一致性）来创建你的知识库。

 

本质上，你公司进行技术写作的方式可以带来与知识管理相关的益处。我们现在将看到三个可以看到这些益处的不同领域。

 

创建高质量文档

当你在公司建立优秀的技术写作实践时，你确保生成的每一份内容都成为高质量文档的一部分，无论你是为内部使用还是为最终用户创建文档。

 

如果我们将信息共享确定为知识管理的主要目的，那么技术写作的重要性就变得显而易见。例如，如果你想创建一本像下面图片中那样的员工手册，用平实的语言描述公司结构和工作流程将是至关重要的。毕竟，你不应该期望新员工能理解你们公司的行话。

 

 

考虑到这种写作方式在技术写作界深受青睐，你可以让你的技术作家用它来传达新员工可能需要的所有关键信息。随着时间的推移，你将拥有全面描述你内部流程的文档，无论这些流程是技术性的还是非技术性的。

 

同样，在开发产品时对其进行记录，将为你后来创建出色的用户导向文档奠定基础。没错——知识管理也指与最终用户共享信息。常见问题解答部分、教程和用户指南只是你可以实施技术写作来帮助客户使用你的产品的一些领域。

 

你应该记住，使用产品的普通客户可能不像开发产品的人那样具备技术头脑。这就是为什么最好把文档创建工作交给技术作家——他们知道如何以非专业人士能够理解的方式呈现复杂的概念和流程。所以，如果你的团队中有一位技术作家，你可以利用他们创作的成果来生成高质量的文档。采用这种高效的方法，你可以让那些因为文档不完善而导致员工或用户无法使用产品的尴尬场景成为过去。

 

改善知识分发

人们说知识在分享时会呈指数级增长，而这正是你通过技术写作所做的。

 

技术文档是成功知识分发的基础，因为当一份文档写得很好且连贯时，你可以直接将它纳入KM系统，以便每个需要的人都能访问并使用其中包含的知识。

 

然而，你如何管理知识与文档的质量同样重要。如果你的文档被隐藏或无法访问，那么它们几乎就像从未存在过一样。这就是为什么你的KM系统应该是可导航且易于AI智能搜索的——你可以通过使用HelpLook来进行知识库文档管理来实现这一点。

 

 

HelpLook，允许团队成员在几秒钟内浏览整个知识库以查找特定关键词。如果有相关文档涵盖该关键词，你的员工就可以访问它并找到他们需要的信息。同样的原则也适用于用户导向的文档——你的文档必须是可发现的。你不必使用多个工具来编写、发布和管理文档，在一个平台上即可完成所有这些步骤。

 

总的来说，一旦你开始关注知识分发，你可能会注意到技术写作是最佳选择。如果做得正确，专业作家撰写的文档不需要进一步的准备就可以发布，因为它们已经是准确的、逻辑清晰的，并且已经根据目标受众进行了调整。并且，当你能够立即将技术文档上传到你的KM系统时，你就确保了所有相关方都能顺利进行知识分发。

 

提高效率

记录并归类与你业务相关的所有知识可以提高效率，无论是对于最终用户还是内部员工。正如我们之前在麦肯锡报告中看到的那样，员工几乎将五分之一的时间用于搜索信息。而且，一旦他们找到了相关文档，你也不想因为糟糕的写作而阻碍他们实现目标。通过以信息丰富的方式撰写文档，你正在帮助你的团队获取相关信息并采取行动，从而使他们能够更高效地工作。

 

为了实现这一点，你应该在写得太多和写得太少之间找到一个平衡点。正如Square的软件工程师Tamreen Khan所警告的那样，未能实现字数平衡可能会导致读者得出错误的结论。

 

 

因此，向员工提供清晰的指导至关重要，你可以通过将教育性技术文档纳入你的内部知识库来实现这一点。然而，用户导向的知识库也可以简化你员工的时间分配方式。你知道吗？超过60%的客户更喜欢自己解决问题，而不是联系支持人员。为此，他们依赖于自助支持工具，如常见问题解答、教程和帮助中心网站。

 

所以，如果你能使用自助支持文档将超过半数的流量从支持人员那里转移开，你就能减轻他们的工作负担，并使他们能够为那些遇到更严重问题的客户提供更好的客户体验。当然，如果你想让客户有效地使用你的知识库，那么知识库必须包含撰写良好的文档。

 

根据Keepler的技术作家Ernesto Diezhandino的说法，人们不会阅读技术文档，除非它们是用平实的语言编写的。“大多数用户不会阅读文档。他们不读文档是因为文档很糟糕，或者因为文档使用的是他们不懂的语言，或者因为文档使用了大词。”而这正是为了知识管理目的而投资于技术写作的又一个原因，因为技术作家有能力将复杂的术语翻译成日常用语。

 

如果你的目标是激励用户独立解决他们的问题，从而减轻你员工的负担，那么你需要一位技术作家来使你产品的信息变得易于获取。

 

技术写作和知识管理在企业的成功中都扮演着重要角色，而当它们协同使用时，它们的有效性似乎会倍增。

 

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