隐性知识：定义、重要性、益处及最佳实践

当你的团队为即将到来的产品更新或客户挑战集思广益时，很多想法往往只停留在讨论桌上，而无法传达到研发团队。然而，我们必须认识到，研发团队并非智慧的唯一源泉。你的组织内部有未被颂扬的英雄，尽管他们拥有丰富的实战经验，但在提出建议时却往往被忽视。他们通过无数真实场景锤炼出的宝贵知识，是仅凭书本学习无法获得的。遗憾的是，这些见解往往没有被记录下来，从而逃脱了研发团队的视线。

 

 

你公司是否也出现过类似的情况？想象一下，当员工因退休或其他原因离开公司时，他们所掌握的隐性知识也随之消失。

为了避免这种信息流失，是时候开始记录这些隐性知识了。

为了帮助你进行记录，我们编写了一份快速指南，帮助你理解记录隐性知识的必要性和重要性。那么，让我们开始吧！

 

什么是隐性知识？

隐性知识指的是组织内部未被广泛知晓、未形成文档的信息。这些信息通过口口相传在办公室内流传，却从未到达能够实施它的权威部门。

隐性知识不同于明确知识，后者已被记录并跨部门分享给员工。不幸的是，隐性知识往往只留在员工的脑海中，或在关键会议中被忽略。

掌握隐性知识的员工会随着时间的推移发展出可能帮助他们实现个人工作目标的策略，但这些策略可能不利于团队。这就是为什么员工在发现隐性知识时必须记录下来，以帮助其他人也能实现目标。

简而言之，隐性知识是组织中未被利用或滥用的知识宝藏。

 

为什么隐性知识对你的组织至关重要？

当被问及隐性知识是否对组织重要时，答案无疑是肯定的。

因为隐性知识可以带来：

• 更好的产品升级
• 提升客户满意度
• 增加公司利润

想象一下，这些未被挖掘的想法可能只存在于一两个员工的脑海中。更糟糕的是，它们从未在团队讨论中出现过。这意味着，直到员工为了更好的职业发展离开组织，这些想法都未被记录。

 

现实世界的例子：你听说过那个有趣的“肥皂盒问题”吗？如果没有，现在听听也不错。曾经有一家肥皂制造商定期向酒店发送肥皂。但他们收到了很多客户投诉，说有些盒子是空的。于是，当高层管理团队坐下来寻找解决方案时，他们认为是时候改进质量检测流程了。工程团队的一些人建议使用激光在传送带上检测肥皂的重量，或者其他高科技解决方案。

然而，一名在包装部门工作的基层员工随口建议，在传送带附近放一个风扇来检测空盒子。如果盒子是空的，它就会飞起来。这就是我们所说的来自无名英雄的丰富知识。他们能用简单的想法提供更好的解决方案。

这些优势使得公司必须记录隐性知识并将其分发给正确的利益相关者。

隐性知识的五大常见好处

我们知道，如果与团队成员分享隐性知识，它可以帮助公司成长并简化工作流程。但这并不是你从中获得的唯一好处。本节将探讨一些分享隐性知识时常被忽视的好处。

1. 提高效率和生产力
   隐性知识大多是在试错过程中获得的。当团队测试策略或从零开始构建产品时，他们会面临多重挑战。在应对这些挑战的过程中，他们会找到对组织最有利的解决方案。
   一旦解决方案被记录下来，其他团队也可以找到同样的有利解决方案。他们将高效地执行策略，甚至在不耽误工期的情况下构建产品。这是优化员工效率并确保他们始终保持生产力的好方法。
2. 保留组织知识
   在电话、会议或头脑风暴会议中，很容易失去对隐性知识的追踪。然而，一旦记录下来，它就可以作为新员工的指南。保留组织知识有助于简化未来的每个流程，缩短学习曲线，并让每个人都了解当前的工作流程。
3. 简化入职流程
   经验丰富的员工在为新员工提供建议和完成任务的方法方面有很多可以分享。然而，他们可能在入职培训期间无法记住所有内容，并可能遗漏一些关键信息，这些信息可能有助于员工更好地完成工作。这就是为什么记录隐性知识将使你的组织能够简化入职流程，并确保所有必要的信息都被分享以获得更好的产出。
4. 提升决策质量和竞争优势
   记录隐性知识的另一个好处是，它可以改进决策过程，并在市场上获得竞争优势。目前，你组织中的每一项资产都能帮助你做出正确的决策，帮助你实现目标。
5. 培养协作的公司文化
   当提到隐性知识时，不仅仅是产品知识被分享。像某些任务必须如何完成、在紧急情况下应该联系谁、如何接近可能已经负担过重的团队成员等信息，也是隐性知识的一部分。

如何高效地捕捉隐性知识

鉴于这些惊人的好处，你的公司必须捕捉隐性知识。以下是一些建议，帮助你高效地实现这一目标。

设定目标并优先确定要捕捉的知识

在为你的公司创建隐性知识库时，你必须设定一些目标，以帮助你定义你想要捕捉的信息。
例如，你的目标是捕捉产品升级会议期间讨论的所有信息。在这些会议中，你的团队会讨论：

• 升级的不足之处
• 此次升级如何帮助客户
• 如何向现有客户介绍升级
• 销售和营销团队为吸引新客户所需的培训

• 如何利用此次升级在未来的季度中销售产品
  不要忘记会议期间每个团队成员提出的不那么重要的建议。这些也必须添加到隐性知识库中，以有效地捕捉特定领域的信息。

 

 

2. 识别掌握隐性知识的关键人员

接下来，你需要识别掌握隐性知识的员工。这可能是经理或在公司工作多年的忠诚员工。我们之所以这么说，原因如下：

• 经理：经理参与每一次头脑风暴会议，并帮助团队优先排序想法。此外，不喜欢与每个人分享想法的员工会在会议结束后找经理交流。这样，经理就成了掌握隐性知识的关键人员之一。
• 员工：那些在组织中工作了多年的人知道完成工作的最佳方式，并确保每个里程碑都在截止日期前完成。他们可能知道在会议中公司会接受哪些想法，哪些不会接受。

 3. 制定知识管理策略

现在你已经知道了隐性知识的关键掌握者，并决定了需要记录哪种类型的隐性知识。接下来，你需要制定你的知识管理策略。

这个策略将使你能够更快地捕捉信息，简化记录过程，并使分享变得轻松无忧。
知识管理策略的目的是确保即使员工离开组织，也不会丢失任何信息。在实施这一策略时，你需要记住以下几点：

• 通过电子邮件记录每一次对话，以便更快地追踪隐性知识
• 在员工离开组织之前，准备好替换人员
• 培养在会议期间记录会议备忘录的习惯，以确保不遗漏任何想法

 

4. 记录隐性知识

为了将隐性知识转化为明确知识，你必须开始在一个地方记录它。当你这样做时，你就会知道你可以在你的隐性知识库中创建多少信息类别。
理解隐性知识库中的信息可以帮助你创建以下内容：

• 标准操作程序文档
• 操作指南
• 销售或支持团队的培训材料
• 销售手册
• 使用说明书
• 维基
• 常见问题解答
  这样，你就可以帮助经验丰富的员工分享关键信息，而无需他们为整个团队计划和进行单独的培训会议。

  

5. 建立统一的信息来源

由于隐性知识通过口口相传像神话一样传播，因此它们很可能会形成知识孤岛。这是因为它们不是写在一个地方，而是由员工在面对面聊天时口头传播和分享的。

为了克服这些挑战，最好建立一个统一的信息来源。你可以找到基于云的解决方案，允许你在内部与所有员工记录和分享知识。更重要的是，这些知识可以在需要时访问和编辑。

 

6. 选择适当的知识管理工具

寻找专门用于知识记录的SaaS工具。为了缩小选择范围，可以在线搜索最佳的知识库软件。
或者你可以探索HelpLook，它可以作为你组织的内部和外部知识库系统。可以使用省【LookCSDN】，立即free使用HelpLook。当作为内部文档工具时，HelpLook允许你：

• 通过安全登录在内部共享知识。这意味着只有具有登录访问权限的员工才能访问隐性知识。
• 在记录隐性知识时，通过内联评论与其他员工实时协作。
• 创建一个工作流程，使你能够从头到尾设计和管理整个文档过程。
• 在同一文档中添加指向其他相关文章的链接。
• 添加团队角色，以确保只有选定的成员可以从团队端编辑和发布文章。
• 通过创建备份来恢复已删除的文章，以确保不会丢失任何隐性知识。
• 使用企业单点登录（SSO），通过单次登录来验证每个用户。
  有了这些功能，记录和存储隐性知识将变得更加容易，并确保它在内部得到共享。

 

7. 培养组织学习文化

一旦你在一个地方记录了隐性知识，下一步就是在组织内部推广其使用。
你可以要求经理与团队成员分享文档链接，并与他们一起审查一次。让他们知道，每当他们在工作中有疑问或需要解决某个问题时，都可以随时访问它。

隐性知识的例子

我们已经了解到，隐性知识来源于员工的经验。无论是为业务生成更多潜在客户制定策略，还是升级产品以提高性能，那些长期在组织中的员工所拥有的隐性知识比我们知道的要多得多。

以下是一些例子，帮助你理解这一点。

• 开发人员：那些从产品诞生之初就与公司合作的人对产品了如指掌。他们知道产品的局限性以及可能的升级方式。他们知道哪些集成可以使产品在性能方面变得更强大，哪些则不会。他们无与伦比的知识使公司能够创建一个可实现的产品路线图。
• 市场营销人员：从确定目标理想客户画像（ICP）到确保获得更多市场合格线索（MQL）的最佳策略，经验丰富的市场营销人员将帮助你完成所有工作。这对于那些见证了品牌发展并确定了独特卖点（USP）以制定战略营销策略的市场营销人员来说尤其如此。
• 销售人员：经验丰富的销售团队成员知道何时提出潜在客户并将其转化为实际客户。他们还知道哪些功能可以吸引新客户，因为他们非常了解产品。
• 支持团队：这个团队是隐性知识在公司中存在多年的最佳例子之一，但在他们决定分享之前，没有人知道。他们将知道如何在电话中管理棘手但现有的客户。他们将知道应该联系谁来为客户提供技术支持。经验丰富的支持团队成员还会担任成功经理的角色，因为他们会主动与客户联系。

 

毫无疑问，即使采取了各种措施，隐性知识（又称部落知识）仍然难以全面掌握。之所以这么说，是因为你无法时刻监督员工，以了解他们何时在工作场所分享这类知识。

然而，你可以与管理者取得联系，请他们协助你将这些知识整合到一个地方。你可以请求他们在为公司创建隐性知识库时提供帮助。

一旦创建成功，那些犹豫是否公开分享自己想法的员工也会更容易参与进来。他们同样可以为团队贡献和分享自己的想法。这样，你就能确保隐性知识永远不会随着员工的离职而离开公司。

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